Tietosuojakäytäntö
Rekisterin pitäjä
Hehkuva Mieli
3525084-3
Rekisterin nimi: asiakasrekisteri
Yhteystiedot rekisteriin liittyvissä asioissa:
Laura Rajatalo
Stressiterapeutti ja yrittäjä
0406158116
laura@hehkuvamieli.fi
Henkilötietojen käsittelyjen tarkoitus
1. Palveluiden tarjoaminen
Palveluiden tuottaminen sekä yhteydenpito asiakkaisiin.
Asiakastilien ylläpito.
Tilausten käsittely, seuranta ja tilaushistorian arkistoiminen.
Voimme parantaa ostokokemustasi sallimalla Shopifyn yhdistää tilisi muihin Shopifyn palveluihin, joita voit halutessasi käyttää. Tässä tapauksessa Shopify käsittelee tietojasi oman tietosuoja ja kuluttajien tietosuoja käytäntöjen mukaisesti.
2. Markkinointi ja viestintä
Uutiskirjeiden ja markkinointiviestien lähettäminen.
Tapahtumista ja palveluista tiedottaminen.
3. Verkkosivuston toiminnan analysointi
Evästeiden ja analytiikka työkalujen avulla kerättävien tietojen analysointi sivuston parantamiseksi ja kehittämiseksi.
4. Laskutus ja taloushallinto
Asiakkaiden laskutus.
5. Lakien ja säännösten noudattaminen
Velvoitteiden täyttäminen esimerkiksi viranomais- ja kirjanpito vaatimusten mukaisesti.
Käsittelyperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin:
1. Sopimuksen täytäntöönpano
Palveluiden tarjoaminen.
2. Suostumus
Markkinointi ja uutisviestin lähettäminen sekä evästeiden käyttö analytikkaan.
3. Oikeutettu etu
Asiakassuhteiden hoito ja viestintä.
Suoramarkkinointi.
4. Lakisääteinen velvoite
Kirjanpito- ja muiden lakisääteisten vaatimusten täyttäminen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
1. Perustiedot
Etu- ja sukunimi, yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite).
2. Asiakastiedot
Asiakkuuteen liittyvät tiedot, maksu- ja laskutustiedot, yhteydenotot ja sopimushistoria.
Ostohistoria, tieto markkinointi ja maksutavoista sekä palvelu arvioinnit.
Palvelujen kautta voit lähettää meille myös asiakastilisi tietoja kuten käyttäjätunnuksesi, salasanasi, turvakysymyksesi sekä muita tietojasi, joita käytetään asiakastilisi suojaus tarkoituksiin.
3. Tekniset tiedot
IP-osoite, selaintyyppi, evästetiedot ja verkkosivuston käyttötiedot.
4. Markkinointi tiedot
Markkinointiin liittyvät suostumukset ja preferenssit.
Tietojen lähteet
Keräämme henkilötietoja pääasiassa seuraavista lähteistä:
1. Asiakkaalta itseltään
Yhteydenottolomakkeen, ajanvaraus lomakkeen tai uutiskirjeen tilauksen kautta.
Sosiaalisen median tai tapahtumien kautta.
2. Evästeiden ja analyytikkatyökalujen kautta
- Verkkosivuston tai verkkokaupan käytön yhteydessä.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Rekisterin tietoja ei luovuteta säännön mukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin julkaista siltä osin kuin on asiakkaan kanssa sovittu esimerkiksi palveluiden arvostelut ja palautteet verkkosivuille ja sosiaaliseen mediaan.
Kolmannet osapuolet, joille siirrämme henkilötietoja
Analytiikkapalvelut (esimerkeksi Google Analytics).
Maksun välittäjät ja laskutuspalvelut.
Yhteistyökumppanit, mikäli näin on erikseen sovittu asiakkaan kanssa.
Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti EU- ja ETA-alueella. Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi silloin, kun käytämme palveluntarjoajia tai alihankkijoita, joiden palvelimet sijaitsevat näiden alueiden ulkopuolella. Alla meidän säännöllisimmät henkilötietojen siirrot tällaisille palveluntarjoajille:
Google:
Käytämme yrityksessämme Googlen tarjoamia palveluita, kuten Gmailia ja Google Analyticsia. Näiden palveluiden käytön yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin.
Google LLC on sitoutunut noudattamaan EU-U.S. Data Privacy Framework -järjestelyä, joka tarjoaa riittävät suojatoimet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaisesti. Lisäksi käytämme tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCCs) varmistaaksemme tietosuojan tason siirtojen osalta.
Näiden siirtojen osalta toteutamme myös tarvittavat lisätoimenpiteet tietosuojan varmistamiseksi. Google LLC:n tietosuojakäytäntöihin ja lisätietoihin Data Privacy Frameworkista voi tutustua täällä.
Kolmansien osapuolten verkkosivut ja linkit
Sivustollamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten ylläpitämille verkkosivustoille tai muille verkkoalustoille. Jos seuraat linkkejä sivustoille, joiden ylläpitäjät eivät ole kumppaneitamme tai joita emme hallitse, sinun on syytä tarkistaa asianmukaiset tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt sekä muut ehdot.
Emme takaa tällaisten sivustojen tietosuojaa tai tietoturvaa emmekä tällaisilla sivustoilla olevien tietojen paikkansapitävyyttä, kattavuutta tai luotettavuutta, emmekä ole vastuussa niistä. Tiedot, jotka luovutat julkisilla tai puolijulkisilla kanavilla, mukaan lukien kolmansien osapuolten sosiaalisen median alustoilla jakamasi tiedot, voivat myös olla nähtävissä muille Palveluiden käyttäjille ja/tai näiden kolmansien osapuolten alustojen käyttäjille ilman rajoituksia liittyen niiden käyttöön meidän tai kolmannen osapuolen toimesta.
Henkilötietojen säilytys aika
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja rekisterin tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa. Jos tietoja kerätään esimerkiksi tapahtumissa paperisesti, siirretään tiedot sähköiseen muotoon mahdollisimman pian ja paperiset kopiot tuhotaan asianmukaisesti.
Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisteriin tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Evästeet ja analytikkadata: Säilytetään enintään 12 kuukauden ajan verkkosivuston toiminnan parantamiseksi ja analyytikan keräämiseksi.
Yhteydenottolomakkeen tiedot: Säilytetään 12 kuukautta yhteydenoton käsittelystä ellei yhteydenotto johda asiakkuuteen. Asiakkuuden syntyessä tiedot siirretään asiakkuusrekisteriin ja niitä säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan.
Asiakasrekisterin tiedot: Säilytetään asiakkuuden voimassaolo ajan sekä tämän jälkeen lakisääteisen ajan (esimerkeksi kirjanpitolain mukaiset säilytysajat). Muut kuin lakisääteiset tiedot liittyen asiakkuuteen poistetaan 12 kuukauden jälkeen asiakkuuden päättymisestä.
Markkinointisuostumukset: Säilytetään, kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa.
Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on seuraavat oikeudet henkilötietoihinsa liittyen:
1. Tiedonsaanti oikeus
Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, sekä pyynnöstä kopio käsiteltävistä tiedoista.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Asiakkaalla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
3. Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
Asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, mikäli tietojen käsittelylle ei ole lainmukaista perustetta.
4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Asiakas voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, kuten silloin, kun tietojen oikeellisuus on kiistanalainen.
5. Oikeus tietojen siirtämiseen
Asiakkaalla on oikeus saada antamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
6. Vastustamis oikeus
Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai suoramarkkinointiin.
7. Oikeus peruuttaa suostumus
Asiakkaalla on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus esimerkiksi markkinointiviestin osalta.
8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Asiakas voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän kokee henkilötietojensa käsittelyn rikkovan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetuun toimisto.
Tietojen suojaaminen
Hehkuva Mieli huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta seuraavin toimenpitein:
Tekniset toimenpiteet: Tietokannat ja järjestelmät ovat suojattu salasanoilla, palomuureilla sekä muilla tietoturvatoimenpiteillä.
Organisatoriset toimenpiteet: Pääsy asiakastietoihin on vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Kaikki tietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu tietosuoja asioissa.
Evästeiden käyttö
Käytämme verkkosivustoillamme evästeitä (cookies), joiden avulla paranamme käyttäjäkokemusta ja analysoimme sivuston käyttöä.
Tarkempia tietoja evästeistä, joita käytämme liittyen verkkokauppamme ja -sivujen toimintaan Shopifyn avulla on osoitteessa https://www.shopify.com/legal/cookies.
Evästeitä voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:
Sivuston toiminnan mahdollistaminen.
Käyttäjäkohtaisen sisällön tarjoaminen.
Sivuston käytön analysointi.
Käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä selaimen asetusten kautta ja tarvittaessa poistaa ne käytöstä.
Yhteydenotot tietosuoja asioissa
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tai pyyntöjen esittämiseksi pyydämme ottamaan yhteyttä osoitteeseen: laura@hehkuvamieli.fi
Tietosuojaselosteen muutokset
Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutoksista ilmoitetaan verkkosivustollamme, ja merkittävistä muutoksista tiedotetaan myös asiakkaillemme suoraan.